La sostenibilità nella selezione e valutazione dei fornitori: dalla qualifica agli appalti in corso

In Acea sono attivi Sistemi di qualificazione dei fornitori di lavori, beni e servizi, nel rispetto dei principi di concorrenza e parità di trattamento.

L’Unità preposta alla Qualifica dei fornitori:

• coordina i gruppi di lavoro per l’identificazione dei requisiti di qualifica;
• redige i Regolamenti di qualificazione;
• istituisce i Sistemi di qualificazione di rilievo europeo¹²⁸ e gli Albi fornitori per appalti c.d. “sotto soglia” o privatistici.

Nel corso del 2023, l’albero merceologico condiviso tra le Società del Gruppo i cui approvvigionamenti sono gestiti centralmente ha incluso 573 gruppi merce e l’Unità preposta ha gestito, al 31.12.2023, 165 Elenchi Fornitori.

Per iscriversi agli Albi/Sistemi di qualificazione, le imprese accedono tramite il sito istituzionale Acea (www.gruppo.acea.it, sezione Fornitori) ad un portale dedicato, integrato con l’anagrafica fornitori; le richieste di iscrizione vengono istruite, con la verifica del possesso dei requisiti e le relative comunicazioni al fornitore. Nel 2023 sono state evase, complessivamente, 2.390 richieste di iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione (+54% rispetto alle 1.554 richieste del 2022), per un totale di 741 richieste evase con esito positivo. In dettaglio:

• 212 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione “lavori”;
• 529 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione/Albi fornitori di “beni e servizi”.

I requisiti richiesti ai fornitori per iscriversi ai Sistemi di qualificazione sono “generali” – tra i quali i requisiti di ordine morale previsti dalla normativa di settore, ivi inclusa l’accettazione del Codice Etico e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottati dal Gruppo Acea (ai sensi del D. Lgs. 231/2001 e s.m.i. – e “specifici”, ossia riferiti al gruppo o ai gruppi merce oggetto dei singoli Elenchi Fornitori.

Tra i requisiti specifici, Acea richiede ai suoi potenziali fornitori, in alcuni casi, il possesso di particolari Autorizzazioni e/o certificazioni:

• Certificazione UNI EN ISO 9001 (requisito vincolante per tutti i gruppi merce “lavori” e per quasi tutti gli elenchi fornitori “beni e servizi”);
• Certificazione UNI EN ISO 14001 (per l’iscrizione agli elenchi fornitori relativi ai Rifiuti speciali non pericolosi, ai Servizi di pulizia, al Servizio di vigilanza armata e portierato/reception);
• Iscrizione all’Albo Nazionale Gestori Ambientali o autorizzazione alla gestione di un impianto dedicato al recupero/smaltimento dei rifiuti (per l’iscrizione agli elenchi fornitori relativi alla Gestione rifiuti);
• Certificazione UNI EN ISO 45001 (per l’iscrizione all’elenco fornitori relativo alla manutenzione elettromeccanica degli impianti industriali e ai Servizi di pulizia);
• Certificazione UNI EN 15838:2010 (per l’iscrizione all’elenco fornitori “Call Center e Back Office”);
• Certificazione SA 8000 (per l’iscrizione all’elenco fornitori “Servizi di pulizia”);
• Certificazione UNI 10891 (per l’iscrizione all’elenco fornitori “Servizio di vigilanza armata e portierato/reception”).

Per l’ammissione ai Sistemi di qualificazione di rilievo comunitario, le imprese che intendono qualificarsi devono dare disponibilità a ricevere un’eventuale verifica ispettiva presso le sedi amministrative, finalizzata a valutare la veridicità e l’adeguatezza della documentazione, e presso le sedi operative o nei magazzini dei prodotti, per valutare l’implementazione e l’applicazione dei Sistemi di gestione attivi.

Il portale dedicato ai fornitori è tenuto in costante aggiornamento, con segnalazione delle novità intervenute; in particolare, in dicembre 2023, sono stati aggiornati il Regolamento Unico per i Sistemi di qualificazione di rilievo europeo tanto per i Lavori quanto per i Beni e Servizi, e relativi Allegati, con l’introduzione, tra i requisiti specifici che il fornitore che intende qualificarsi è tenuto a fornire (per gli Elenchi in cui è espressamente previsto, nell’allegato A al Regolamento), di un questionario di autovalutazione Cyber risk. Si tratta di un questionario di autovalutazione di sicurezza cibernetica sviluppato da Acea e denominato “ACEA - Third Party Cyber Security Assessment Tool”, che consente di valutare il fornitore tramite requisiti di fungibilità, diversificazione e valutazione dell’affidabilità tecnica con l’obiettivo di identificare i rischi cyber legati alla catena di approvvigionamento. I fornitori sono tenuti altresì al rispetto dei principi in materia di antitrust, adottati dal Gruppo Acea nell’ambito del Programma di compliance antistrust.

La valutazione dei fornitori prevede diverse tipologie di controlli che si attivano a seconda dei Sistemi di qualificazione/Albi di appartenenza e del diverso “status” che il fornitore acquisisce rispetto ad Acea:

• in fase di qualifica;
• qualificato;
• qualificato con appalto in corso.

Per potersi iscrivere agli Elenchi Fornitori afferenti ai Regolamenti Unici Beni e Servizi e Lavori che, nel 2023, erano 116 sui 165 Elenchi Fornitori complessivi (“fase di qualifica”), i fornitori devono compilare, sulla piattaforma di Vendor Management, un questionario di autovalutazione sui Sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, Energia e Responsabilità sociale (QASER). Il questionario sui Sistemi QASER è stato compilato, nel 2023, da 315 fornitori (233 per beni e servizi e 82 per lavori), che rappresentano il 100% dei qualificati agli elenchi fornitori afferenti ai suddetti Regolamenti Unici e l’85% del totale fornitori qualificati nell’anno (pari a 371)¹²⁹.

Inoltre, in continuità con una prassi consolidata da diversi anni, la Funzione Procurement & Material Management, in sinergia con l’Unità Sustainability Planning & Reporting, ha somministrato ad un panel di 100 fornitori del Gruppo un questionario di approfondimento volto a rilevare l’impegno su temi ambientali, con particolare focus sui consumi energetici. Al questionario hanno risposto, in maniera completa, 51 imprese e gli esiti della rilevazione sono illustrati nella sezione Le relazioni con l’ambiente, capitolo L’uso di materiali, energia e acqua (paragrafo I Consumi energetici), a cui si rinvia.

Tra le Società che gestiscono autonomamente l’approvvigionamento, è da segnalare Deco, che richiede ai fornitori che intendono iscriversi alla vendor list aziendale la compilazione di un questionario, a firma del legale rappresentante, incentrato anche su tematiche di rilievo socio-ambientale, quali l’adozione di un Modello Organizzativo 231, l’eventuale presenza di procedimenti legali in corso per fattispecie di reato previste dal D. Lgs. 231/01 o dalle normative ambientali o di sicurezza sui luoghi di lavoro, nonché l’eventuale possesso di certificazioni sui Sistemi di gestione QASER e registrazioni Emas. Inoltre, Deco richiede ai fornitori in fase di iscrizione la libera sottoscrizione di un impegno alla responsabilità sociale d’impresa sugli aspetti previsti dallo standard internazionale SA 8000, che consente di ottenere un punteggio maggiore in fase di qualifica. Al 31 dicembre 2023, Deco dispone di 566 lettere di impegno firmate dai legali rappresentanti dei fornitori presenti nella vendor list, 25 di queste sono pervenute nel corso dell’anno in esame. La Società effettua un’analisi volta ad identificare i propri fornitori “chiave”, vale a dire quelli che, nello svolgimento delle proprie attività, possono avere maggiore influenza sulle attività aziendali, con effetti sulla qualità del servizio, sull’ambiente e su alcuni aspetti di salute e sicurezza del lavoro; tutti i fornitori chiave vengono periodicamente valutati per confermarne la qualifica, sono tenuti, prima della sottoscrizione di un rapporto contrattuale, alla compilazione del questionario sopra richiamato e possono essere sottoposti ad audit di seconda parte.

Anche AdF applica, ove pertinenti, criteri preferenziali di sostenibilità in fase di iscrizione all’Albo Fornitori e di qualifica nelle categorie merceologiche; ad esempio, gli operatori che intendono qualificarsi per la categoria merceologica “servizi di smaltimento rifiuti speciali, pericolosi e non pericolosi”, devono essere in possesso della certificazione ISO 14001:2015.

AdF, inoltre, applica già dal 2020 il Protocollo di Economia Circolare, redatto con il coinvolgimento diretto delle parti interessate (Istituzioni, Autorità di settore, Istituti di Credito, Università, Organizzazioni sindacali ecc.), al fine di tutelare i fornitori locali e valorizzare qualità e sostenibilità socio-ambientale della catena di fornitura. Il Protocollo consente di riservare una parte degli affidamenti di beni, servizi e lavori, non sottoposti alla disciplina del Codice degli Appalti, agli operatori economici del territorio, che si iscrivono ad un Albo dedicato per qualificarsi nelle categorie merceologiche afferenti all’economia circolare. L’iniziativa è in grado di generare vantaggio condiviso: i fornitori locali possono beneficiare di incarichi anche a lungo termine, assumendo tuttavia l’impegno, per poter mantenere l’iscrizione all’Albo, del pieno rispetto dei criteri di sostenibilità previsti. La valutazione delle richieste di qualifica considera, infatti, anche la responsabilità sociale e ambientale e sono previsti ulteriori criteri incentivanti, ad esempio per l’assunzione di personale appartenente a categorie protette, per buone pratiche in tema di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, per l’uso di autoveicoli a basso impatto ambientale, ecc. (si veda il Regolamento di Economia Circolare consultabile nell’Area Fornitori del sito istituzionale www.fiora.it). Al 31 dicembre 2023, i fornitori qualificati nell’ambito disciplinato dal Protocollo erano circa 130; AdF monitora le qualifiche nelle categorie ricomprese dall’Albo, verificando periodicamente i risultati raggiunti e la qualità delle azioni intraprese anche in condivisione con gli stakeholder del territorio.

Una volta qualificato, il fornitore può essere sottoposto ad un Audit di seconda parte sui Sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, Energia e Responsabilità sociale (QASER), volto a verificare l’applicazione dei Sistemi di gestione certificati attivi e le modalità di gestione degli altri ambiti rilevanti per la sostenibilità. Nel 2023 sono stati selezionati e sottoposti a verifica 12 tra i principali fornitori che hanno operato in settori maggiormente critici ai fini “ambiente” e “sicurezza” (gestione rifiuti e lavori); gli audit sono stati effettuati tramite la piattaforma Teams, con condivisione da remoto delle evidenze documentali. A ciascun fornitore sono stati inviati un feedback, con l’indicazione del grado di conformità per schema e complessivo, e un report con indicazione delle raccomandazioni di miglioramento. Complessivamente, è risultato che il 100% dei fornitori verificati è certificato per la Qualità (ISO 9001), il 97% per l’Ambiente (ISO 14001), l’83% per la Sicurezza (ISO 45001), il 50% per la Responsabilità sociale (SA 8000) e il 25% per l’Energia (ISO 50001). Si è registrata una conformità media complessiva, rispetto ai requisiti degli schemi verificati (QASER), di circa il 74% (77% per la Qualità, 73% per l’Ambiente, 78% per la Sicurezza, 55% per l’Energia e 75% per la Responsabilità sociale).

Anche Deco, secondo un Piano di verifica dei propri “fornitori chiave”, redatto annualmente, ha svolto approfondimenti presso 2 ditte su aspetti previsti dallo standard SA 8000 quali utilizzo di lavoro minorile, forzato o obbligato, pratiche discriminatorie, sicurezza dei lavoratori, rispetto dei CCNL e del diritto del lavoro, libertà di associazione, che non hanno evidenziato non conformità. Deco prevede altresì, in caso di rilevazione di non conformità e in base alla loro gravità, la definizione di un piano di rientro che permetta al fornitore di sensibilizzarsi e migliorare le proprie prestazioni, ad eccezione di rilievi particolarmente gravi che possono portare sino all’interruzione del rapporto contrattuale.

Nel portale unico acquisti è operativo il sistema di Vendor Rating di Gruppo, tramite il quale vengono monitorati alcuni indicatori di performance dei fornitori (puntualità, qualità, sicurezza) e generato un “indice di vendor rating”, che nel 2023 è stato calcolato per 900 fornitori; ad esso è integrato un rating di sostenibilità, secondo il modello Ecovadis, calcolato nell’anno su 640 fornitori, un dato in incremento di circa l’89% rispetto all’anno precedente (rating di sostenibilità calcolato su 339 fornitori nel 2022); si vedano anche il box di approfondimento e il grafico n. 37.

Grafico n. 37 – Presenza di sistemi di gestione certificati e policy presso i fornitori valutati su ecovadis (2027)

N.B. i fornitori possono avere più Sistemi di gestione/policy

124 Ai sensi dell’art. 134 del D. Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii.

125 Il numero dei fornitori qualificati non coincide con le 741 richieste di iscrizione ai Sistemi di qualificazione evase con esito positivo, in quanto i fornitori possono iscriversi a più Sistemi di qualificazione.