Le politiche degli acquisti
[GRI - 102-6],
[GRI - 102-23],
[GRI - 102-24],
[GRI - 102-27],
[GRI - 102-29],
[GRI - 203-1],
[GRI - 203-2],
[GRI - 204-1],
[GRI - 308-1],
[GRI - 401-1],
[GRI - 403-1],
[GRI - 403-4],
[GRI - 413-1],
[GRI - 414-1],
[GRI - 414-2],
La Funzione Procurement & Material Management della Capogruppo definisce politiche e indirizzi e gestisce, in service, gli approvvigionamenti di beni, servizi e lavori richiesti dalle Funzioni della Holding e dalle principali Società del Gruppo. Per svolgere al meglio le attività, valorizza le competenze tecniche dei buyer, recepisce le istanze dei “clienti interni” (Funzioni/Società del Gruppo) e sviluppa una relazione trasparente con i fornitori.
Il rapporto con i fornitori e la gestione degli approvvigionamenti
Il Codice Etico, aggiornato a fine 2022, richiama i principi di riferimento117 cui devono ispirarsi le relazioni tra Acea, in qualità di stazione appaltante, e i suoi fornitori (imprese appaltatrici e subappaltatrici), “sulla base del principio del mutuo vantaggio e di cooperazione che è alla base di tali rapporti”:
- pari opportunità per ogni fornitore;
- comportamenti basati su reciproca lealtà, trasparenza e collaborazione;
- rispetto di regole e procedure, inclusi processi di verifica finalizzati a individuare potenziali rischi reputazionali e/o di corruzione;
- tutela, da parte del fornitore o sub-fornitore, dei diritti umani dei propri dipendenti (condizioni di lavoro dignitose, tutela di salute e sicurezza) e salvaguardia dell’ambiente (tutela degli ecosistemi e della biodiversità, uso razionale delle risorse naturali, minimizzazione dei rifiuti, risparmio energetico, ecc.), rispetto della privacy e garanzia della qualità di beni, servizi e prestazioni.
I fornitori rilasciano una dichiarazione di accettazione e di impegno al rispetto delle prescrizioni contenute nel Codice Etico, che costituisce un elemento del rapporto contrattuale; in caso di violazione dei principi e dei criteri di condotta previsti dal Codice Etico, a valle di accertamenti, Acea è legittimata a prendere opportuni provvedimenti.
Nel dicembre 2023, inoltre, con l’approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione della Policy sui Diritti Umani, Acea ha ribadito l’attenzione nei confronti della propria catena di fornitura, dedicando uno dei 20 principi di riferimento alla “Gestione responsabile delle relazioni con i fornitori” (si veda il box dedicato).
LE RELAZIONI CON I FORNITORI NELLA POLICY SUI DIRITTI UMANI DEL GRUPPO ACEA
Il principio 2.2.8 della Policy sui Diritti Umani del Gruppo Acea, denominato Gestione responsabile delle relazioni con i fornitori, recita: “Il Gruppo Acea considera i fornitori stakeholder prioritari, che svolgono un ruolo decisivo nella catena del valore; pertanto, si impegna nella condivisione e nella promozione dei principi contenuti nella presente Policy, in coerenza con i valori, le regole di condotta e le opportune misure di controllo già previsti ed espressi nel Codice Etico, nella Linea Guida Anticorruzione, nel Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. n. 231/2001 ed in altri strumenti normativi interni.
Le relazioni con i fornitori, compresi i contratti finanziari e di consulenza, sono regolate, oltre che dalla normativa vigente, da procedure interne che includono processi di verifica finalizzati ad individuare potenziali rischi reputazionali e/o di corruzione.
Dal fornitore e dal sub fornitore, infatti, sono attesi comportamenti atti a tutelare i diritti umani del personale, con particolare attenzione alle condizioni di lavoro dignitose (parità di trattamento e non discriminazione, contrasto al lavoro minorile e al lavoro forzato, garanzia di salari minimi, retribuzioni in linea con i contratti nazionali del lavoro di riferimento e comunque proporzionate alla quantità e qualità del lavoro prestato, rispetto dei limiti legati alla durata degli orari di lavoro, ecc.) e alla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro, a salvaguardare l’ambiente (tutela degli ecosistemi e della biodiversità, uso razionale delle risorse naturali, minimizzazione dei rifiuti, risparmio energetico, ecc.), a garantire la qualità di beni, servizi e prestazioni e a rispettare la privacy.
Già da alcuni anni, Acea ha condiviso con le Organizzazioni Sindacali coinvolte negli appalti idrici e le Ditte appaltatrici un Protocollo sugli Appalti idrici, che concerne aspetti quali la salvaguardia occupazionale (corretta applicazione della clausola sociale in materia di cambio appalto), contrastando forme di lavoro irregolare o non conformi ai contratti nazionali del lavoro applicati, la salute e sicurezza sul lavoro e il rispetto della normativa contrattuale. Inoltre, in ottobre 2023, Acea ha sottoscritto con le Organizzazioni sindacali un innovativo Protocollo in materia di Appalti (si veda il box di approfondimento dedicato).
IL PROTOCOLLO IN MATERIA DI APPALTI TRA ACEA E OO. SS.: LEGALITÀ, EFFICIENZA E SICUREZZA
Il 20 ottobre 2023 Acea e le Organizzazioni Sindacali hanno sottoscritto un Protocollo in materia di Appalti che, richiamando le previsioni del Nuovo Codice dei Contratti Pubblici, D. Lgs. n. 36/2023, intende garantire massimi livelli di legalità ed efficienza nella gestione degli appalti, rafforzare la tutela della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro e sostenere un’occupazione stabile e di qualità.
Tra gli elementi qualificanti del Protocollo si sottolinea la centralità della formazione, la collaborazione con il territorio in iniziative di informazione e sensibilizzazione per lo sviluppo di una nuova cultura della sicurezza, l’attenzione alle tematiche di inclusione sociale e benessere organizzativo.
In esso vengono inoltre definiti criteri premianti per l’aggiudicazione delle gare d’appalto, per perseguire l’obiettivo della qualità del lavoro in tutta la filiera, come ad esempio: il minor numero complessivo di subappaltatori; l’impegno, in caso di nuove assunzioni, a garantire una quota di assunzioni di donne e giovani, l’impiego di lavoratori assunti in via prevalente con contratto a tempo indeterminato, l’applicazione di politiche tese al raggiungimento della parità di genere, l’applicazione della clausola sociale, per la promozione della stabilità occupazionale, con l’impegno per l’impresa appaltatrice ad assorbire prioritariamente nel proprio organico il personale in forza presso l’appaltatore uscente.
Il Protocollo richiama i principi e gli intenti del Protocollo Quadro Nazionale per la tutela della legalità sottoscritto a luglio tra Acea e il Ministero dell’Interno, con l’obiettivo di consolidare l’impegno comune contro potenziali fenomeni corruttivi e i rischi di infiltrazioni della criminalità organizzata in settori societari di rilievo strategico nazionale (si veda anche Identità aziendale, capitolo Strategia e sostenibilità).
Acea ricorre prevalentemente alla gara118 per l’individuazione dei fornitori: nel corso del 2023, il 70% dell’approvvigionato, gestito a livello centralizzato, è stato affidato tramite procedura di gara.
La Funzione Procurement & Material Management, per le Società del Gruppo gestite a livello centralizzato, pubblica sul sito web119, nell’area “Fornitori”, la documentazione relativa agli acquisti regolamentati dal Codice dei contratti pubblici120. Gli operatori interessati a partecipare alle gare accedono senza oneri al portale dei Sistemi di qualificazione e a quello per l’espletamento delle gare on-line. Il portale telematico riproduce la prassi operativa delle gare tradizionali: verifica di documentazione a corredo e dichiarazioni relative al possesso dei requisiti di partecipazione, apertura e valutazione delle offerte e visualizzazione della graduatoria. Anche le Società operative nel comparto idrico, che curano autonomamente il processo di approvvigionamento, espletano le gare telematicamente, mentre Deco non ricorre a gare bensì segue una procedura che prevede la qualifica dei fornitori, indagini di mercato corredate da più offerte di fornitori qualificati nella vendor list aziendale ed emissione dell’ordine d’acquisto.
La Funzione Administration, Finance & Control monitora i tempi di pagamento dei fornitori: nel 2023, per le Società in perimetro121, il ritardo medio dei pagamenti effettuati è stato di 28,8 giorni122 (in lieve miglioramento rispetto ai 34,4 giorni del 2022); il medesimo dato, ponderato alla luce degli importi, scende a 15,7 giorni123 (a fronte dei 26 giorni rilevati nel 2022). Tale circostanza si è verificata per il 55% del valore dei pagamenti effettuati nell’anno (a fronte del 34% nel 2022), mentre la percentuale di importi pagati nei tempi regolari è stata pari al 45% (66% nel 2022).
IL CONTENZIOSO CON I FORNITORI 2023
Il contenzioso124 tra l’azienda e i fornitori riguarda, principalmente, contestazioni per il mancato pagamento di fatture e giudizi in materia di appalti.
Con riferimento al mancato pagamento di fatture per forniture di beni, servizi e lavori, si registra un aumento del numero di contenziosi insorti: 9 nel 2023 (erano 4 nel 2022). Si tratta in genere di decreti ingiuntivi relativi a fatture insolute per questioni formali e trovano rapida soluzione anche in via transattiva.
Per quanto riguarda il contenzioso civile in materia di contratti di appalto, relativo soprattutto ad iscrizioni di riserve da parte degli appaltatori, risoluzioni di contratto, corrispettivi e risarcimento danni, nel 2023 risultano instaurati 17 giudizi, un dato in aumento rispetto all’anno precedente (8 casi).
Si segnala, inoltre, che nel 2023 sono stati instaurati 21 contenziosi di natura amministrativa (12 l’anno precedente) in materia di gare di appalto.
Al 31 dicembre 2023 si registra un numero complessivo dei contenziosi pendenti con i fornitori (incluse le controversie instaurate in anni precedenti) pari a 116, in lieve aumento rispetto al dato 2022 (102 contenziosi).
A fine anno risultano pendenti anche 9 contenziosi attivati dai dipendenti di ditte appaltatrici, che ricorrono contro queste ultime e contro la stazione appaltante - quale coobbligata in solido per crediti di lavoro maturati alle dipendenze dell’appaltatore nel corso della durata dell’appalto. Il dato è in linea rispetto all’anno precedente.
Criteri di sostenibilità nelle gare
Nel 2023, per le Società del Gruppo oggetto d’analisi, sono stati processati circa 7.100 ordini/contratti, per un totale di oltre 3.500 fornitori coinvolti (si veda più avanti l’Analisi dell’ordinato e le tabelle pertinenti).
Nella gestione centralizzata degli appalti, che copre, in valore, l’81,5% del totale approvvigionato in perimetro 2023, per 2.565 ordini/contratti gestiti e 1.299 fornitori coinvolti, Acea richiede, quale requisito di partecipazione per il 100% delle gare di affidamento lavori e per numerosi appalti per l’acquisto di beni e servizi, le certificazioni dei sistemi di gestione della qualità UNI EN ISO 9001 e della salute e sicurezza sul lavoro UNI EN ISO 45001:2018; inoltre, per le categorie merceologiche soggette a gare e relative all’acquisto di beni, servizi e lavori sono inseriti in sede di gara, quando applicabili, elementi di valutazione dell’offerta tecnica basati sui seguenti sistemi: UNI EN ISO 14001 - UNI CEI EN ISO 50001 – UNI ISO 37001 - Catena di Custodia FSC. Tali requisiti vengono inseriti nelle gare d’appalto potenzialmente idonee, aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa: nel 2023 il 75% delle gare, sul totale delle 125 effettivamente idonee125, sono state aggiudicate con criteri premianti di sostenibilità.
Inoltre, ove pertinenti, Acea inserisce nei capitolati d’appalto i riferimenti normativi ai Criteri Ambientali Minimi (CAM) adottati con Decreto dal Ministero dell’Ambiente, della Tutela del Territorio e del Mare126, come parametri vincolanti o premianti. Il riferimento ai CAM è applicato, in particolare, nelle gare relative a servizi di noleggio per gruppi elettrogeni, contratti di manutenzione ordinaria e straordinaria su impianti di sollevamento, acquisti di pc e cartucce per stampanti, oltre alle categorie merceologiche come carta, arredi per ufficio, illuminazione pubblica – fornitura e progettazione apparecchi illuminanti a LED - indumenti da lavoro, pulizie per edifici, manutenzioni aree verdi, veicoli.
115 Per il perimetro della DNF si veda Comunicare la sostenibilità: nota metodologica. Rispetto a tale perimetro non vengono gestite a livello centralizzato né le società idriche Gori, AdF e Gesesa né le società del business Ambiente Berg, Demap, Deco ed Ecologica Sangro (quest’ultima in perimetro DNF dal 2023) né le società operative nel FTV (ad eccezione di Acea Solar).
116 I dati delle tre Società operative nel comparto idrico che gestiscono l’attività di approvvigionamento autonomamente e di Deco sono aggregati, in questa sede, a quelli gestiti a livello centralizzato per rappresentare complessivamente i rapporti con i fornitori nell’anno in esame. Non sono stati invece considerati i dati relativi a Berg, Demap, Ecologica Sangro ed alle società FTV (tranne Acea Solar) poiché nell’anno tali Società hanno registrato costi per materiali e per servizi molto contenuti e pari, complessivamente, all’1,6% di quelli sostenuti dalle Società in perimetro DNF e all’1,2% di quelli sostenuti dalle Società in area di consolidamento integrale.
117 Il Codice Etico dedica una specifica sezione ai Rapporti con i fornitori e numerosi altri riferimenti nel testo. Il Codice è condiviso nella Intranet aziendale e disponibile online nel sito. Particolare attenzione viene prestata alle tutele sociali in contesti a maggior rischio: «Nei contratti con fornitori di Paesi a rischio, definiti tali dalle organizzazioni riconosciute, sono introdotte clausole contrattuali che prevedono l’adesione da parte del fornitore a specifici obblighi sociali (per esempio, misure che garantiscano ai lavoratori il rispetto dei diritti fondamentali, i principi di parità di trattamento e di non discriminazione, la tutela del lavoro minorile, il contrasto al lavoro forzato, la garanzia di salari minimi, limiti agli orari di lavoro, ecc.)».
118 Acea indice le procedure di gara per gli approvvigionamenti di lavori, beni e servizi nel rispetto della normativa vigente (D. Lgs. n. 50/2016), con riferimento ai settori ordinari e ai settori speciali dell’acqua e dell’energia. In particolare, per gli appalti nei settori speciali di importo inferiore alla soglia comunitaria, Acea applica Regolamenti interni, coerenti con i principi dettati dal Trattato istitutivo della Comunità Europea a tutela della concorrenza. Infine, per appalti che non rientrano nell’ambito di applicazione del Codice dei contratti pubblici (c.d. appalti “estranei o privatistici”) vengono espletate procedure di selezione che si attengono ai principi di libera concorrenza, parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza e proporzionalità.
119 Nel rispetto di quanto richiesto dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e previsto dalla c.d. “Legge Anticorruzione” (L. 190/2012).
120 Il D. Lgs. n. 50 del 18 aprile 2016 e ss.mm.ii. Codice dei Contratti pubblici.
121 L’analisi 2023 prodotta da Amministrazione, Finanza e Controllo ha incluso anche le società Gori, AdF e Gesesa, pur non gestite a livello centralizzato, che hanno reso disponibili i dati. Non è stato possibile includere Deco, in quanto non provvista di SAP ERP; restano inoltre fuori analisi le Società Berg, Demap ed Ecologica Sangro e quattro società del FTV per la scarsa incidenza dei costi sostenuti.
122 Il calcolo del dato è frutto della media semplice sulla differenza tra la data di scadenza della fattura a sistema e la data di effettivo pagamento.
123 Il calcolo del dato è frutto della media sulla differenza tra la data di scadenza della fattura a sistema e la data di effettivo pagamento ponderata sull’importo delle fatture.
124 I dati del contenzioso 2023 si riferiscono a tutte le Società in perimetro DNF (si veda Comunicare la sostenibilità: nota metodologica).
125 Da tale computo sono escluse le attività di consulenza.
126 Dal sito www.mite.gov.it: «Criteri Ambientali Minimi (CAM) sono i requisiti ambientali definiti per le varie fasi del processo di acquisto, volti a individuare la soluzione progettuale, il prodotto o il servizio migliore sotto il profilo ambientale lungo il ciclo di vita, tenuto conto della disponibilità di mercato. (…) La loro applicazione sistematica ed omogenea consente di diffondere le tecnologie ambientali e i prodotti ambientalmente preferibili».