La sostenibilità nella selezione e valutazione dei fornitori: dalla qualifica agli appalti in corso

In Acea sono attivi Sistemi di qualificazione dei fornitori di lavori, beni e servizi, nel rispetto dei principi di concorrenza e parità di trattamento.

L’Unità preposta alla Qualifica dei fornitori:

• coordina i gruppi di lavoro per l’identificazione dei requisiti di qualifica;
• redige i Regolamenti di qualificazione;
• istituisce i Sistemi di qualificazione di rilievo europeo¹²⁰ e gli Albi fornitori per appalti c.d. “sotto soglia” o privatistici.

Nel corso del 2022, l’albero merceologico condiviso tra le Società del Gruppo i cui approvvigionamenti sono gestiti centralmente ha incluso 567 gruppi merce e l’Unità preposta ha gestito, al 31.12.2022, 162 Elenchi Fornitori.
Per richiedere l’iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione, le imprese possono accedere tramite il sito istituzionale Acea (www.gruppo.acea.it, sezione Fornitori) ad un portale dedicato, integrato con l'anagrafica fornitori; le richieste vengono istruite, con la verifica del possesso dei requisiti e le relative comunicazioni al fornitore. Nel corso del 2022 sono state evase, complessivamente, 1.554 richieste di iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione (+66% rispetto alle 934 richieste del 2021), per un totale di 713 richieste evase con esito positivo. In dettaglio:

• 253 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione “lavori”;
• 460 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione/Albi fornitori di “beni e servizi”.

I requisiti richiesti ai fornitori per iscriversi ai Sistemi di qualifica sono “standard” – tra i quali i requisiti di ordine morale previsti dalla normativa di settore – e “specifici”, ossia riferiti al gruppo o ai gruppi merce oggetto dei singoli Elenchi Fornitori.
Tra i requisiti specifici, Acea richiede ai suoi potenziali fornitori, in alcuni casi, il possesso di particolari Autorizzazioni e/o certificazioni:

• Certificazione UNI EN ISO 9001 (requisito vincolante per tutti i gruppi merce “lavori” e per quasi tutti gli elenchi fornitori “beni e servizi”);
• Certificazione UNI EN ISO 14001 (per l’iscrizione agli elenchi fornitori relativi ai Rifiuti speciali non pericolosi, ai Servizi di pulizia, al Servizio di vigilanza armata e portierato/reception);
• Iscrizione all'Albo Nazionale Gestori Ambientali o autorizzazione alla gestione di un impianto dedicato al recupero/smaltimento dei rifiuti (per l’iscrizione agli elenchi fornitori relativi alla Gestione rifiuti);
• Certificazione UNI EN ISO 45001 (per l’iscrizione all’elenco fornitori relativo alla manutenzione elettromeccanica degli impianti industriali e ai Servizi di pulizia);
• Certificazione UNI EN 15838:2010 (per l’iscrizione all’elenco fornitori “Call Center e Back Office”);
• Certificazione SA 8000 (per l’iscrizione all’elenco fornitori “Servizi di pulizia”);
• Certificazione UNI 10891 (per l’iscrizione all’elenco fornitori “Servizio di vigilanza armata e portierato/reception”).

Per l’ammissione ai Sistemi di qualificazione di rilievo comunitario, le imprese che intendono qualificarsi devono dare disponibilità a ricevere un’eventuale verifica ispettiva presso le sedi amministrative, finalizzata a valutare la veridicità e l’adeguatezza della documentazione, e presso le sedi operative o nei magazzini dei prodotti, per valutare l’implementazione e l’applicazione dei Sistemi di gestione attivi.

La valutazione dei fornitori prevede diverse tipologie di controlli che si attivano a seconda dell’Albo di appartenenza e del diverso “status” che il fornitore acquisisce rispetto ad Acea:

• in fase di qualifica;
• qualificato;
• qualificato con appalto in corso.

Per potersi iscrivere agli elenchi fornitori afferenti ai Regolamenti Unici Beni e Servizi e Lavori che, per il 2022, erano 116 sui 162 Elenchi Fornitori complessivi (“fase di qualifica”), i fornitori devono compilare, sulla piattaforma di Vendor Management, un questionario di autovalutazione sui Sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, Energia e Responsabilità sociale (QASER), considerati aspetti rilevanti per la sostenibilità. Tale questionario, nel 2022, è stato compilato da 288 fornitori (201 per beni e servizi e 87 per lavori), che rappresentano il 100% dei qualificati agli elenchi fornitori afferenti ai suddetti Regolamenti Unici e il 78% del totale fornitori qualificati nell’anno (pari a 368)¹²¹.

Inoltre, in continuità con una prassi consolidata da diversi anni, la Funzione Acquisti e Logistica, in sinergia con l’Unità Sustainability Planning & Reporting, ha somministrato ad un panel di 100 fornitori del Gruppo un questionario di approfondimento volto a rilevare l’impegno su temi ambientali, con particolare focus sui consumi energetici. Al questionario hanno risposto, in maniera completa, 47 imprese  e gli esiti della rilevazione sono illustrati nella sezione Le relazioni con l’ambiente, capitolo L’uso di materiali, energia e acqua (paragrafo I Consumi energetici), a cui si rinvia.

Tra le Società che gestiscono autonomamente l’approvvigionamento, è da segnalare Deco, che richiede ai fornitori che intendono iscriversi alla vendor list aziendale la compilazione di un questionario, a firma del legale rappresentante, incentrato anche su tematiche di rilievo socio-ambientale, quali l’adozione di un Modello Organizzativo 231, l’eventuale presenza di procedimenti legali in corso per fattispecie di reato previste dal D. Lgs. 231/01 o dalle normative ambientali o di sicurezza sui luoghi di lavoro nonché l’eventuale possesso di certificazioni sui Sistemi di gestione QASER e registrazioni Emas. Inoltre, Deco richiede ai fornitori in fase di iscrizione la libera sottoscrizione di un impegno alla responsabilità sociale d’impresa sugli aspetti previsti dallo standard internazionale SA 8000, che consente di ottenere un punteggio maggiore in fase di qualifica. Al 31 dicembre 2022, Deco dispone di 541 lettere di impegno firmate dai legali rappresentanti dei fornitori presenti nella vendor list, 87 di queste sono pervenute dai 155 nuovi fornitori iscritti in anagrafica nel 2022. La Società effettua un’analisi volta ad identificare i propri fornitori “chiave”, vale a dire quelli che, nello svolgimento delle proprie attività, possono avere maggiore influenza sulle attività aziendali e in particolare provocare effetti sulla qualità del servizio, sull’ambiente e su alcuni aspetti di salute e sicurezza del lavoro; tutti i fornitori chiave, oltre ad essere tenuti alla compilazione del questionario sopra richiamato prima della sottoscrizione di un rapporto contrattuale, vengono periodicamente valutati per confermare la qualifica e possono essere sottoposti ad audit di seconda parte.
Anche AdF, ove pertinenti, applica criteri preferenziali di sostenibilità in fase di iscrizione all’Albo Fornitori e di qualifica nelle categorie merceologiche, ad esempio prevedendo, per la categoria merceologica “servizi di smaltimento rifiuti speciali, pericolosi e non pericolosi”, l’attestazione del possesso della certificazione ISO 14001:2015 da parte degli operatori che intendono qualificarsi.
AdF prosegue nell’applicazione del Protocollo di Economia Circolare, al fine di tutelare i fornitori locali e valorizzare qualità e sostenibilità socio-ambientale della catena di fornitura. Il Protocollo, opportunamente promosso da AdF e redatto con il coinvolgimento diretto delle parti interessate (Istituzioni, Autorità di settore, Istituti di Credito, Università, Organizzazioni sindacali ecc.), consente di riservare una parte degli affidamenti di beni, servizi e lavori, non sottoposti alla disciplina del Codice degli Appalti, agli operatori economici del territorio, che possono iscriversi ad un Albo dedicato ed appositamente creato, per qualificarsi nelle categorie merceologiche afferenti all’economia circolare. Nelle valutazioni delle richieste di qualifica viene presa in considerazione anche la responsabilità sociale e ambientale e sono previsti criteri incentivanti legati ad ulteriori impegni su, ad esempio, assunzione di personale appartenente a categorie protette, buone pratiche in tema di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, uso di autoveicoli a basso impatto ambientale ecc. (si veda il Regolamento di Economia Circolare consultabile nell’Area Fornitori del sito istituzionale www.fiora.it). Al 31 dicembre 2022, i fornitori qualificati nell’ambito disciplinato dal Protocollo erano oltre 130. Per valutare l’efficacia del processo, infine, AdF tiene costantemente monitorate le qualifiche nelle categorie ricomprese dall’Albo, verificando periodicamente i risultati raggiunti e la qualità delle azioni intraprese anche in condivisione con gli stakeholder del territorio. Il successo dell’iniziativa, che ha preso avvio già dal 2020, si fonda sulla reciprocità del vantaggio e genera un circolo virtuoso in termini di affidabilità ed incremento della sostenibilità: da un lato, infatti, i fornitori locali possono confidare su incarichi anche a lungo termine, d’altra parte assumono l’impegno, per poter mantenere l’iscrizione all’Albo, del pieno rispetto dei criteri di sostenibilità previsti. 

Una volta qualificato, il fornitore può essere sottoposto ad un Audit di seconda parte sui Sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, Energia e Responsabilità sociale (QASER), al fine di verificare l’effettiva applicazione dei Sistemi di gestione certificati attivi e le modalità di gestione degli altri ambiti rilevanti per la sostenibilità. Nel 2022 gli audit sono stati effettuati tramite la piattaforma Teams, con condivisione da remoto delle evidenze documentali; sono stati selezionati 29 tra i principali fornitori e sottoposti a verifica, che hanno operato in settori maggiormente critici ai fini “ambiente” e “sicurezza” (gestione rifiuti e lavori).
A ciascun fornitore è stato inviato un feedback, con l’indicazione del grado di conformità per schema e complessivo, nonché un report con indicazione delle raccomandazioni di miglioramento. Complessivamente, è risultato che il 100% dei fornitori verificati è certificato per la Qualità (ISO 9001), il 97% per l’Ambiente (ISO 14001), il 93% per la Sicurezza (ISO 45001), il 52% per la Responsabilità sociale (SA 8000) e il 41% per l’Energia (ISO 50001). Si è registrata una conformità media complessiva, rispetto ai requisiti degli schemi verificati (QASER), di circa l’83% (88% per la Qualità, 82% per l’Ambiente, 88% per la Sicurezza, 66% per l’Energia e 83% per la Responsabilità sociale).

Anche Deco ha redatto, nell’anno, un Piano di verifica dei propri “fornitori chiave” ed ha svolto approfondimenti presso 2 ditte su aspetti previsti dallo standard SA 8000 quali utilizzo di lavoro minorile, forzato o obbligato, pratiche discriminatorie, sicurezza dei lavoratori, rispetto dei CCNL e del diritto del lavoro, libertà di associazione, che non hanno evidenziato non conformità. Qualora vengano rilevate non conformità, infatti, a seconda della loro gravità, viene definito un piano di rientro che permetta al fornitore di sensibilizzarsi e migliorare le proprie prestazioni, ad eccezione di rilievi particolarmente gravi che possono portare sino all’interruzione del rapporto contrattuale.

Già dal 2021 è stato implementato nel portale unico acquisti il sistema di Vendor Rating di Gruppo. Il sistema monitora diversi indicatori di performance dei fornitori (puntualità, qualità, sicurezza) e genera un “indice di vendor rating”, che nel 2022 è stato calcolato per 900 fornitori; ad esso è integrato un rating di sostenibilità, secondo il modello Ecovadis, calcolato nell’anno su 339 fornitori (si veda il box di approfondimento e il grafico n. 36).

Grafico n. 36 – Presenza di sistemi di gestione certificati e policy presso i fornitori valutati su ecovadis (2022)

N.B. i fornitori possono avere più Sistemi di gestione/policy

120 Ai sensi dell’art. 134 del D. Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii.
121 Il numero dei fornitori qualificati non coincide con le 713 richieste di iscrizione ai sistemi di qualificazione evase con esito positivo, in quanto i fornitori possono iscriversi a più sistemi di qualificazione.